Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren en hoe doe ik dat digitaal?

Door regelmatig op te ruimen, houdt u uw administratie overzichtelijk. Maar let op wat u weggooit. Sommige papieren zijn maar een jaar geldig, andere kunt u ook na vijf jaar nog nodig hebben, of zelfs uw leven lang. Een overzicht.

1 jaar

Verzekeringspolissen
Energierekeningen
1-jarige abonnementen
Lokale belastingen

Van elke verzekering ontvangt u jaarlijks een nieuwe polis. Ook van uw energiekosten en de lokale belastingen krijgt u eens per jaar een overzicht. U bewaart de oude polissen en afrekeningen tot u de nieuwe heeft ontvangen. Overzichten van abonnementen bewaart u zolang het abonnement loopt. Let op: op uw overzicht lokale belastingen staat ook de woz-waarde van uw woning. Maakte u bezwaar tegen de woz-waarde, dan is het verstandig het bijbehorende overzicht te bewaren zolang het bezwaar loopt.

2 jaar

Loonstroken

Bij ontslag of ziekte heeft uitkeringsinstantie UWV de loonstroken van de afgelopen twee jaar nodig om de hoogte van de uitkering te bepalen.

5 jaar

Fiscale gegevens, zoals aangiften, aanslagen en informatie over toeslagen
Bankafschriften
Financiële jaaropgaven
Aftrekbonnetjes, bijvoorbeeld van reiskosten
Garantiebewijzen
Bewijzen van schenkingen

Garantiebewijzen (plus aankoopbon) bewaart u zo lang als u garantie heeft. Dat kan 2 jaar zijn, maar ook 10 jaar. Soms vraagt een verzekeraar bij diefstal of schade om een aankoopbewijs.

Dit moet u langer bewaren

Huurcontract van huis of auto (totdat de huur eindigt)
Koopcontract en hypotheekakte van eigen woning (totdat u die verkoopt)
Polis levensverzekering
Pensioenoverzichten

De polis van een levensverzekering moet u levenslang bewaren, net als pensioenoverzichten.

Uw papieren digitaal bewaren

Veel post krijgt u tegenwoordig digitaal. Denk aan verzekeringspolissen en uw pensioenoverzicht. Voor uw administratie is het handig om al deze digitale documenten bij elkaar te bewaren. Zo hoeft u niet steeds in te loggen op verschillende websites als u iets wilt nakijken.

Zo bewaart u uw papieren digitaal

Maak een map met de naam ‘Administratie’ op het bureaublad van uw computer.
Maak in deze map submappen, bijvoorbeeld voor energierekeningen, bankafschriften en belastingzaken.
Digitale bestanden kunt u downloaden en in deze mappen bewaren. Denk aan een polis die als bijlage bij een mail van uw verzekeraar zit.
Van papieren die u per post ontvangt, kunt u een foto of scan maken. Die bewaart u ook in de bijbehorende map op uw computer. Zo heeft u alles bij elkaar.

Bent u ondernemer?

Heeft u een bedrijf of bent u zzp’er? Dan geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor al uw financiële gegevens. Op het Ondernemersplein staat wat de eisen zijn. Ook vindt u er tips voor een overzichtelijke administratie.